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      經典案例

      生態環境部對外合作與交流中心

      發布時間:2018-08-14 17:00:12

      — 公司情況 —

      生態環境部環境保護對外合作與交流中心是生態環境部直屬單位,成立于1989年,負責我國環境保護領域利用國際金融組織資金、履約項目資金、雙邊援助資金及其他對外環境合作事務的管理工作。

      — 管理痛點 —

      行政辦公處理方式以線下紙質文件方式流轉,出現“追領導簽字”、“文件堆積”等現象,造成了物力、人力資源的浪費,不利于資源的整合,后期的文件的存儲歸檔和借閱查看非常不便。

      信息共享較為欠缺,中心工作計劃,行前公示、黨建、日常通知等信息通過文件傳閱、電話、微信等方式通知,沒有統一的公示渠道。公文、合同、項目材料等重要文件等無法有效共享。

      每年項目立項數量較多,項目信息無法有效管理。項目管理通過紙質文件登記,很難實現規范管理,對項目資產、財務收支情況統計不便,項目管理制度無法嚴謹落地。

      財務管理采用傳統方式,借款、報銷、付款、回款等方面采用線下紙質單據流轉,財務數據與項目、合同等數據處于隔離狀態,只能依靠下線財務人員手動做賬,無法及時有效的進行數據統計分析。

      黨員管理、組織關系、黨員學習等都是進行線下管理,黨建制度無法及時有效的進行落實執行。并且在黨建資訊方面,沒有有效的途徑進行資訊共享,都是通過線下文件傳閱、當下及時通訊手段進行溝通交流,造成文件翻閱困難,資訊共享不及時等情況。

      單位人員出差情況較多,導致各項工作不能及時有效地處理,容易造成事項堆積,溝通不及時等現象。

      — 解決方案 —

      建設統一的內部無紙化辦公管理信息系統,實現中心行政辦公、人事管理、項目管理、收支報銷、公共服務與文件管理的規范化和流程化,大大節省時間成本和人力成本。

      建立統一的資訊中心,讓中心員工第一時間得到中心與各部門下發的通知與資訊信息,及時了解中心相關工作動態。通過建立文件共享中心,中心人員可根據權限進行中心、部門、個人的文件借閱查看,實現信息按需共享。

      建立項目全生命周期管理,從項目預立項、招標、合同簽訂、項目執行、項目驗收、項目成果等環節,讓項目管理制度切實落地,自動歸檔項目執行過程中形成的項目資產與文件,與財務模塊無縫銜接實現合同執行與收支的有效管理。

      通過系統實現中心流轉文件的自動歸檔,通過分權管理確保查閱范圍可控,系統支持在線預覽、下載等操作,極大的方便了文件的共享與查閱。

      根據各部門業務需要實現固定流加自由流結合的處理方式,支持將當前業務指定流轉到相關崗位辦理人,提高了辦理與協同效率。

      通過財務管理系統模塊,解決了線上進行借款、報銷、付款、回款等事項提交審批。且關聯項目、合同等關鍵要素,形成了業務數據和財務數據統一,可以準確且及時有效的形成業財數據統計分析報表,有利于單位領導層及時掌握單位運營情況。

      通過黨建模塊的建設,實現了黨員信息、黨員關系、三會一課、黨建資訊等模塊,有效的規范了黨員建設,對黨建制度及時的落地執行做出了突出的貢獻。并可在線進行黨建資訊共享,可供黨員實時了解黨員履約制度以及學習資料的查閱。

      通過噠咔辦公APP實現全員的考勤、審批、出差、溝通管理,規范中心員工出勤,及時處理待辦事項,大大提高工作效率。

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